.png)
I en tid som präglas av snabb förändringstakt, ökad osäkerhet och där verksamheter blir allt mer komplexa räcker det inte längre att lösa problem när de uppstår – man måste upptäcka dem i tid, förstå varför de sker och förhindra att de inträffar igen. Just därför har avvikelsehantering blivit en av de viktigaste byggstenarna i modernt kvalitets- och riskarbete.
Utan en strukturerad process för avvikelsehantering riskerar organisationer att missa kritisk information, upprepa samma misstag gång på gång och förlora både tid, pengar och förtroende. I den här artikeln utforskar vi avvikelsehantering – vad det innebär, varför det är viktigt, hur det hänger ihop med riskarbete och hur dagens smarta systemstöd kan underlätta.
Vad är avvikelsehantering?
Avvikelsehantering – eller avvikelserapportering som det ibland också kallas – handlar, precis som det låter, om att hantera avvikelser. Det avser en strukturerad process för att identifiera, dokumentera, analysera och åtgärda händelser som inte stämmer överens med de rutiner och standarder som finns på plats. Syftet med avvikelsehantering är att skapa kontinuerliga förbättringar, förebygga fel och stärka kvaliteten i organisationen.
Vad är en avvikelse?
Det finns många olika exempel på vad en avvikelse är, och de kan skilja sig mycket åt beroende på vilken bransch ett företag är verksamt inom. En avvikelse kan vara allt från ett brutet arbetsflöde och felaktig dokumentation till ett kvalitetsproblem i produktion eller bristande efterlevnad av en standard som ISO 9001 eller HACCP. Här är några konkreta exempel på avvikelser inom några olika reglerade branscher:
Avvikelser inom hälso- och sjukvårdssektorn
Exempel: En patient får fel dos av ett läkemedel på grund av att ordinationslistan inte uppdaterats i journalsystemet. Felet upptäcks av sjuksköterskan vid nästa läkemedelsrond.
Typ av avvikelse: Medicinsk avvikelse/patientsäkerhetsavvikelse
Varför viktigt: Felmedicinering kan leda till allvarlig skada och är en av de vanligaste rapporterade avvikelserna inom vård.
Avvikelser inom transportsektorn
Exempel: En förare lastar gods utan korrekt lastsäkring enligt gällande rutiner. Vid transportens slut upptäcks att lasten förskjutits, vilket skapat potentiell fara både för föraren och andra trafikanter.
Typ av avvikelse: Säkerhetsavvikelse / Rutinavvikelse
Varför viktigt: Felaktig lastsäkring är en av de största riskfaktorerna inom transport och kan leda till olyckor, skador och ekonomiska förluster.
Avvikelser inom livsmedelsindustrin
Exempel: Under en rutinmässig egenkontroll uppmärksammas att temperaturen i ett kylrum ligger över den kritiska gränsen för säker förvaring av råvaror. Temperaturavvikelsen har pågått i flera timmar.
Typ av avvikelse: HACCP-avvikelse/Livsmedelssäkerhetsavvikelse
Varför viktigt: För höga temperaturer kan orsaka bakterietillväxt och innebär risk för att osäkra livsmedel når konsumenter – en kritisk punkt inom livsmedelssäkerhet.
Varför är avvikelsehantering viktigt?
Avvikelsehantering är avgörande för att organisationer ska kunna arbeta säkert, effektivt och hållbart. När avvikelser identifieras, rapporteras och analyseras på ett strukturerat sätt skapas också en ovärderlig källa till lärande. Varje avvikelse – liten som stor – ger insikt i var processer brister, var rutiner inte fungerar i praktiken och var risker inte är tillräckligt kontrollerade. Utan en fungerande process för att hantera avvikelser riskerar organisationen att samma fel upprepas, vilket leder till onödiga kostnader, kvalitetsproblem, säkerhetsrisker och i värsta fall skador på människor, miljö eller varumärke. Genom ett systematiskt arbetssätt kan verksamheten istället förebygga återkommande problem, stärka sin kvalitet, öka spårbarheten och skapa en kultur där förbättringar sker kontinuerligt. Avvikelsehantering ska därför inte enbart ses som en administrativ uppgift – utan som en central del av att bygga en framgångsrik organisation. En genomtänkt process för avvikelsehantering hjälper organisationer att:
Vad är skillnaden mellan avvikelsehantering och riskhantering, och hur hänger det ihop?
Avvikelsehantering och riskhantering är båda centrala delar av ett modernt kvalitets- och ledningsarbete, men de fyller olika funktioner. Avvikelsehantering handlar om att hantera händelser som redan har inträffat, till exempel fel, brister, tillbud eller avsteg från rutiner och krav. Syftet är att förstå vad som gick fel, åtgärda konsekvenserna och vidta korrigerande och förebyggande åtgärder så att problemet inte återkommer.
Riskhantering, å andra sidan, är framåtblickande och handlar om att identifiera potentiella händelser som kan påverka verksamheten negativt, innan de sker. Risker analyseras, värderas och hanteras genom att införa kontroller och rutiner som minskar sannolikhet och konsekvens.
Trots skillnaderna är dessa två områden starkt sammankopplade. En avvikelse som inträffar visar ofta på en risk som inte hanterats tillräckligt väl – och varje avvikelse skapar värdefull information för framtida riskbedömningar. På så sätt bildar avvikelsehantering och riskhantering ett gemensamt kretslopp för lärande, förbättring och säker verksamhet.
Organisationer som integrerar dessa arbetssätt skapar en mer robust och förutsägbar verksamhet där både det som går fel och det som kan gå fel hanteras på ett strukturerat och systematiskt sätt. Det är också av denna anledning som det finns många fördelar med att hantera avvikelser och risker i ett och samma system.
Så kan ett avvikelsehanteringssystem underlätta arbetet
I många organisationer sker avvikelsehantering fortfarande i Excel, e-post eller pappersform, vilket gör det svårt att få enhetlighet, spårbarhet och överblick. Det är också många organisationer som försöker bygga avvikelsehantering i verktyg som exempelvis SharePoint. Det kan fungera bra i enklare fall, men saknar ofta:
- Standardiserade arbetsflöden för ärendetyper
- Stöd för rotorsaksanalyser
- Tydlig roll- och behörighetsstyrning
- Full spårbarhet och revisionshistorik
- Dokument- och processkopplingar
- Automatiserade notifieringar och statistikpaneler
Med dagens allt högre krav på compliance, spårbarhet och säkerhet väljer många företag istället ett dedikerat system för avvikelsehantering. Ett avvikelsehanteringssystem är ett digitalt verktyg som samlar, strukturerar och automatiserar hela processen kring hur avvikelser rapporteras, utreds, åtgärdas och följs upp.
Genom att införa ett system för avvikelsehantering säkerställer man att avvikelser fångas direkt när de uppstår, att rätt personer notifieras automatiskt och att utredning och åtgärder dokumenteras på ett strukturerat sätt. Systemet minimerar risken för bortglömda ärenden och skapar ett tydligt arbetsflöde som gör det enklare för både medarbetare och chefer att arbeta systematiskt. Fördelarna är många:
- Högre kvalitet
- Snabbare hantering
- Bättre regelefterlevnad
- Färre återkommande fel
- En mer datadriven förbättringskultur
Ett bra avvikelsehanteringssystem är därför inte bara ett administrativt stöd – det är en strategisk investering i säkerhet, effektivitet och kontinuerlig verksamhetsutveckling.
Spårbar avvikelsehantering med Centuri
På Centuri har vi lång erfarenhet av att hjälpa verksamheter inom komplexa reglerade branscher att stärka deras kvalitetsarbete. Bland våra kunder finns organisationer inom allt från sjukvård och transport, till livsmedel och life science.
Med Centuri får organisationer ett kraftfullt och användarvänligt avvikelsehanteringssystem där ärenden, processer, dokument och risker kan samlas på en enda plats. Det gör det enkelt att rapportera avvikelser, följa upp åtgärder, analysera trender och koppla samman hela kvalitetsarbetet – från risker och rutiner till revisioner och egenkontroller. Genom att digitalisera och standardisera flödena skapar Centuri en kultur av ständiga förbättringar där ingen avvikelse tappas bort och varje insikt bidrar till en säkrare och mer effektiv verksamhet.
Kontakta oss idag om du vill veta mer om hur ni kan ta ert kvalitetsarbete till nästa nivå.
