Ostrukturerad dokumenthantering
Faller din dokumenthantering ihop så snart du tittar bort?
Instruktioner, avtal, blanketter, rutiner, reviderade dokument och protokoll. Listan på dokument som flödar i verksamheter kan göras lång. Att få översikt över alla dokument och se till att de hanteras som de ska varje dag är en utmaning.
Att skapa ordning är ingen konst. Svårigheten ligger i att hålla ordning. Många har säkert försökt att få alla att benämna dokument enligt ett visst regelverk, och försökt vara tydlig i vilken information som ska lagras i vilken mapp på servern eller i molnet. Och allt brukar fungera i ungefär en månad.
En dåligt systemstöd för dokumenthantering leder inte bara till en stökig vardag (vilket är jobbigt nog) utan också problem som:
Dubbelarbete
Om informationen är splittrad eller man inte hittar den riskerar man att skapa dokument som redan finns.
Felaktiga beslut
Om informationen är för gammal eller inte stämmer kan det påverka de beslut som tas.
Bristande överblick
Om informationen inte hittas snabbt och enkelt när man behöver den så är det ingen som tar den till sig. Något som snabbt leder till brister i gemensamma arbetssätt och lågt engagemang
Effektivitet och ordning och reda, från skapande till arkivering
Centuri gör att du enkelt får en bra struktur för din verksamhets information – helt anpassat efter vad ni jobbar med, vilka arbetssätt ni har och vilka regelverk ni behöver följa.
I Centuri sätter du upp flöden för alla typer av dokument så de hanteras på rätt sätt genom hela livscykeln – från att de skapas, tills att de arkiveras. Effektiv dokumenthantering handlar inte bara om lagring. Det handlar om hela processen - från mallar till processtöd för granskning och godkännande, publicering, sökbarhet, rättighetsstyrning och hantering över hela livscykeln.
Centuri uppfyller mycket stränga krav på spårbarhet, versionshantering och rättighetsstyrning. Ju hårdare regulatoriska krav du har och ju mer komplex din verksamhet är, desto mer kommer du att uppskatta all funktionalitet i Centuri.
Dokumenthantering med AI
Sammanfattning, chatt och förbättringsförslag
I Centuri kan du sammanfatta dokument på sekunder och ställa frågor direkt till innehållet – utan att leta igenom strukturer och mappar. Du får snabba, tillförlitliga svar med spårbara källor, baserade på er egen godkända information.
Ställ följdfrågor direkt i systemet, eller sammanfatta flera dokument samtidigt. Inga externa verktyg och ingen risk för gissningar – bara det som faktiskt gäller hos er.
-
Sammanfatta ett eller flera dokument på sekunder
-
Ställ följdfrågor direkt i systemet
-
Spårbara svar baserade på er egen information
Organisera dina dokument
Här är ett urval funktioner som hjälper dig hålla ordning på dina dokument
Gör det smidigt att läsa
- Sammanfatta ett eller flera dokument med hjälp av inbyggd AI. Du kan också chatta direkt med dokumenten för att snabbt få tillgång till rätt information.
- Publicera på hur många ställen du vill för att medarbetarna ska hitta informationen. Ändrar du på ett ställe så ändrar du på alla. Slipp en massa kopior och versioner i olika mappar och mailkorgar.
- Separation mellan arbetsdokument och publicerade dokument så att endast publicerade dokument visas för allmänheten.
- Jämförelsedokument så att ni snabbt kan se skillnader mellan publicerad version och tidigare utgåva.
- Kommentarsfunktion som gör att läsare kan skriva kommentarer till dokumentägaren som t ex behov av förtydligande, felaktigheter eller annat.
Gör det smidigt att skapa
- Hanterar de allra flesta typer av filer: text (tex MS Office), ljud, film, zip-filer, pdf:er, dwg-filer m fl.
- Standardiserade aktiviteter för utfärdande, samarbete, remissförfarande, godkännande, publicering och liknande – beroende på dokumenttyp.
- Obegränsat antal dokumenttyper med tillhörande regelverk kan hanteras i systemet.
- Mallar i standardformat med automatiserad inmatning av metadata och specialanpassning för olika dokumenttyper.
- Möjlighet till utökade metadata, klassificeringar och kategoriseringar per dokumenttyp.
- Komplett livscykelhantering för dokument med revisionscykler, versionshantering, villkor för arkivering och gallring.
Gör det smidigt att följa regelverk
- Möjlighet till begränsad insyn i informationsytor och sekretessklassning av enskilda dokument.
- Möjlighet till digital signering vid exempelvis godkännande.
- Möjlighet till automatiserad gallring av dokument enligt angivet regelverk.
- GDPR-kompatibel hantering av personuppgifter genom ex pseudonymisering, gallring i formulärdata enligt angivet regelverk eller registerutdrag.
- Automatiserad export till nödlägesdator.
- PDF/A för överföring till e-arkiv.
Så tar du fram en dokumenthanteringsplan
En plan för dokumenthanteringen är viktigt för att arbetet i organisationen ska fungera så effektivt som möjligt. På så sätt slipper medarbetarna lägga ner onödig tid på att leta efter information och kan istället lägga tiden på det viktiga arbetet.
I guiden får du tips och råd om vad du ska tänka på när du ska ta fram en plan för er dokumenthantering, men vi kan redan nu ge tid några tips:
- Definiera utgivningsprocessen
- Bestäm var dokumenten ska publiceras
- Ta fram regler för hur dokumenten ska namnges
