Idag är kunskap den viktigaste tillgången i de allra flesta företag. Och kunskapsarbetaren – vars främsta uppgifter är att ta till sig, bearbeta och omvandla information för att skapa värde för nya såväl som existerande produkter och tjänster – kan kanske ses som “den moderna tjänstemannen”.
Att hela verksamheter nu bygger på att transformera kunskap till värde, har förstås bidragit till att det administrativa arbetet och den mängd information som måste hanteras, snabbt ökat i hela samhället. Och hastigheten för de ökande informationsmängderna stiger dessutom i en rasande takt.
Vill du läsa mer om hur man undviker tidstjuvar?
Svåråtkomlig information driver kostnader uppåt och kvalitet nedåt
Dagens krav på informationshantering innebär stora utmaningar för de flesta företag. Det är helt enkelt verksamhetskritiskt att på ett effektivt och säkert sätt kunna hantera stora mängder digitaliserad information. Men att hantera informationsmängder effektivt, säkert och kostnadseffektivt är inte gjort i en handvändning.
I en undersökning gjord av analysföretaget IDC kan man läsa att den rådande informationsförvirringen kostar enorma summor. Företag med 1000 kunskapsarbetare lägger minst 2,5 – 3,5 miljoner dollar varje år på att:
- söka efter information som inte existerar
- att söka efter, men inte hitta information som existerar
- att återskapa information som redan existerar men som man inte kan hitta
Att hantera information effektivt är alltså viktigt, men det är även nödvändigt att tillgängliggöra den för att medarbetarnas förmågor ska komma till sin rätt. Enligt samma undersökning förlorar Fortune 500-företagen enorma 12 miljarder dollar varje år på:
- att återskapa intellektuellt arbete
- att medarbetare inte kan prestera fullt ut
- att medarbetarna inte har tillgång till befintlig kunskap i verksamheten
Det här speglar hur viktigt det är för kunskapsarbetare att ha enkel och snabb tillgång till rätt information. För hur mycket humankapital i form av kunskap, erfarenhet och kreativitet medarbetarna än besitter, kan de inte på ett effektivt sätt utföra sitt arbete om de inte har tillgång till den information de behöver.
Slutligen kan vi alltså konstatera att det råder informationsförvirring i samhället. Att inte ha moderna och effektiva arbetsflöden, som gör det enkelt att få tillgång till rätt information samt främjar kunskapsdelning och samarbeten kostar.
Är du intresserad av att läsa mer om informationshantering i vårt digitala samhälle?
Ladda ned vårt material Tidstjuvar, informationsöar och risktaganden – informationshantering och fallgropar som bland annat tar upp: informationshantering och vanliga fallgropar, statistik, samt säkerhetsproblem kopplade till digitaliseringen.
