Avtal är grunden för de allra flesta affärsrelationer. De reglerar ansvar, rättigheter, leveranser, priser och villkor mellan parter. Trots den viktiga roll som avtal spelar är det många organisationer som saknar en tydlig struktur för hur de ska hanteras. Här blir avtalshantering en avgörande funktion för kontroll, effektivitet och riskminimering.
I den här artikeln går vi igenom vad avtalshantering innebär, varför det är viktigt och hur ett modernt system för avtalshantering kan bidra till att avtal blir ett strategiskt stöd i verksamheten snarare än en administrativ belastning. Lär dig mer om:
- Vad avtalshantering innebär
- Varför avtalshantering är viktigt
- Riskerna med bristfällig avtalshantering
- Hur rätt systemstöd kan underlätta avtalshanteringen
Vad är avtalshantering?
Avtalshantering avser processen för hur en organisation ingår, skapar, strukturerar, lagrar, följer upp och avslutar avtal. Det omfattar hela avtalslivscykeln – från behov och förhandling till uppsägning, förlängning eller omförhandling.
I praktiken innebär effektiv avtalshantering att:
- avtal skapas enligt fastställda mallar och rutiner
- godkännande och signering sker på ett kontrollerat sätt
- avtal lagras centralt och är enkla att hitta
- ansvariga personer vet vilka avtal de äger
- viktiga datum och villkor följs upp automatiskt
När avtalshantering sker strukturerat minskar risken för missförstånd, felaktiga beslut och onödiga kostnader.
Varför är avtalshantering viktigt?
Avtal påverkar både den dagliga verksamheten och organisationens långsiktiga affärsresultat. Bristande kontroll över avtal kan snabbt få konsekvenser i form av ökade kostnader, uteblivna intäkter eller juridiska tvister.
En välfungerande avtalshantering bidrar till:
- bättre affärskontroll och ökad transparens
- säkrare efterlevnad av lagar, regelverk och interna krav
- minskad administration och färre manuella moment
- bättre beslutsunderlag vid uppföljning och omförhandling
Med ett gemensamt system för avtalshantering får hela organisationen tillgång till samma information, vilket skapar samsyn och minskar beroendet av enskilda medarbetare.
Riskerna med att inte arbeta strukturerat med avtal
När avtal hanteras ostrukturerat, till exempel i lokala mappar eller personliga inkorgar, uppstår flera risker. Många organisationer upptäcker problemen först när det redan är för sent.
Vanliga risker vid bristande avtalshantering är:
- att avtal förlängs automatiskt trots att de borde sägas upp
- att uppsägningstider och villkorsändringar missas
- att fel version av ett avtal används
- att organisationen inte lever upp till sina åtaganden
- att viktig avtalskunskap försvinner vid personalförändringar
Utan en tydlig ansvarsfördelning och ett gemensamt system blir avtalshanteringen sårbar och svår att följa upp.
Viktiga delar i välfungerande avtalshantering
För att lyckas med avtalshantering krävs både tydliga rutiner och rätt stöd i verksamheten. Några viktiga aspekter att ta hänsyn till är:
- Tydligt ägarskap: Varje avtal bör ha en ansvarig ägare som säkerställer uppföljning och efterlevnad.
- Struktur och standardisering: Gemensamma mallar, benämningar och processer förenklar hanteringen.
- Spårbarhet och versionshantering: Det ska vara tydligt vilken version av ett avtal som är gällande.
- Påminnelser och uppföljning: Viktiga datum, såsom exempelvis tid för uppsägning, bör aldrig vara beroende av manuell bevakning.
- Tillgänglighet och säkerhet: Rätt personer ska ha tillgång till rätt avtal – varken mer eller mindre.
Ett genomtänkt arbetssätt för avtalshantering minskar både risker och arbetsbelastning över tid.
Så kan rätt systemstöd underlätta avtalshanteringen
Ett modernt system för avtalshantering, som Centuri, samlar avtalshanteringen i en gemensam plattform och kopplar den till organisationens övriga processer. Det gör det möjligt för er att:
- samla alla avtal på ett ställe med tydlig struktur
- söka och filtrera avtal baserat på exempelvis avtalstyp, motpart eller giltighetstid
- få automatiska påminnelser om uppsägning, förlängning och andra tidsfrister
- styra behörighet och sekretess för känsliga avtal
- koppla avtal till processer, risker, ärenden och revisioner
Med ett modernt systemstöd blir avtalen en aktiv del av verksamhetsstyrningen, vilket skapar bättre kontroll, minskar risken för kostsamma misstag och frigör tid som kan läggas på värdeskapande arbete.
Vill du veta mer om hur Centuri kan underlätta avtalshanteringen i din verksamhet? Kontakta oss idag så berätta vi mer!
