I en värld där information är en av verksamhetens viktigaste resurser blir ett dokumenthanteringssystem alltmer avgörande. Oavsett om det handlar om policys, avtal, instruktioner eller kvalitetsdokument behöver organisationer inom reglerade branscher ha ordning, kontroll och spårbarhet. Men vad är ett dokumenthanteringssystem egentligen och varför bör din organisation investera i en modern lösning för dokumenthantering?
Vad innebär ett dokumenthanteringssystem?
Ett dokumenthanteringssystem är en digital plattform som hanterar hela livscykeln för dokument – från skapande och granskning till publicering, distribution och arkivering. I stället för att förl ora tid på utdaterade mappar, osäkra e-postkedjor och flera versioner av samma fil samlas all dokumentation på en och samma plats. Resultatet blir ett system där all information är strukturerad, sökbar och alltid uppdaterad.
Minimera risker och misstag
Mänskliga misstag går aldrig att undvika helt, men det går att undvika beslutsfattande baserat på felaktiga eller gamla dokument och därmed minska potentiella risker. Med ett dokumenthanteringssystem kan du säkerställa att endast godkända versioner av dokument är tillgängliga, att roller och behörigheter styr vem som får skapa, granska och godkänna samt att alla ändringar loggas med full spårbarhet. Det innebär färre risker, högre kvalitet och bättre kontroll i hela organisationen.
Tillgång och översikt i realtid
Ett modernt dokumenthanteringssystem gör det möjligt att komma åt dokument oavsett var du befinner dig – på kontoret, i produktionen eller på resande fot – via dator, surfplatta eller mobil. Du får en realtidsöversikt över status på avtal, dokument och ärenden. Tack vare integrationer och med en smart sökfunktion blir det enkelt att hitta rätt dokument när du behöver det.
När är det dags att byta till ett modernt dokumenthanteringssystem?
Upplever du att revisioner och granskningar skapar onödig stress? Sprids dokument med olika versioner och kräver värdefull tid att leta efter rätt filer? Då är det ett tydligt tecken på att byta till ett mer modernt dokumenthanteringssystem. Kämpar din organisation dessutom med att leva upp till krav som ISO 9001, ISO 14001 eller ISO 27001 är det ännu mer relevant med ett digitalt och användarvänligt system som gör det enklare att uppfylla kraven.
Centuri – mer än dokumenthantering
Centuri är mer än ett dokumenthanteringssystem. Det är en komplett plattform som gör det möjligt att kartlägga och visualisera processer, genomföra riskanalyser, hantera avvikelser och ärenden samt stötta kvalitets- och hållbarhetsarbete. Det är därför vi har fått förtroendet från bland annat verksamheter inom hälso- och sjukvård, livsmedelsindustrin och tillverkningsindustrin kraven på standarder, spårbarhet och compliance är höga.
Vill du veta mer om hur Centuri kan hjälpa din organisation med dokumenthantering, säkra kvalitet och uppfylla standarder? 📩 Kontakta oss eller ladda ner vår senaste guide om dokumenthantering.
