I många branscher blir kvalitetsarbetet allt mer affärskritiskt – inte bara för att klara revisioner och myndighetskrav, utan för att skapa effektivitet, transparens och konkurrensfördelar. För att hjälpa er att stärka ert kvalitets- och förbättringsarbete har vi här samlat våra viktigaste insikter, erfarenheter och best practice på området.
Så lyckas ni med kvalitets- och förbättringsarbetet
1. Gör kvalitet mätbart
I många organisationer finns ett gediget kvalitetsarbete – men utan tydliga mätpunkter riskerar det att bli osynligt. När kvalitet inte följs upp systematiskt blir det svårt att förstå var resurser försvinner, vilka insatser som ger effekt och vilka risker som växer under ytan. Inför 2026 kommer kraven på datadrivna beslut och arbetssätt att öka ytterligare, både från ledning, kunder och tillsynsmyndigheter.
Att göra kvalitet mätbart handlar inte enbart om KPI:er och rapporter. Det handlar om att synliggöra samband: mellan processer och avvikelser, mellan dokument och risker, och mellan förbättringsinsatser och faktisk effekt i verksamheten. När kvalitet blir mätbar blir den också styrbar – och därmed en strategisk tillgång snarare än en administrativ börda.
Gör så här:
- Identifiera era dolda kvalitetskostnader
Se bortom direkta kostnader och identifiera istället indirekta kostnader som tidsspillan, väntan, dubbelarbete och tid som läggs på att leta efter rätt information. Dessa kostnader är ofta betydande, men svåra att upptäcka utan strukturerad uppföljning. - Säkerställ spårbarhet mellan processer, dokument, risker och avvikelser
När ni kan följa sambanden mellan processer, styrande dokument, identifierade risker och rapporterade avvikelser blir det möjligt att analysera grundorsaker – inte bara symtom. - Skapa mätpunkter som visar utveckling över tid
Välj nyckeltal som gör det möjligt att se trender: minskar antalet avvikelser, kortas ledtiderna, stängs förbättringsförslag snabbare? Det är utvecklingen över tid som ger verklig insikt, inte enstaka siffror.
2. Automatisera kvalitetsarbetet
Kvalitetsarbete är ofta komplext och innefattar många viktiga delar. Samtidigt lägger många organisationer fortfarande stora mängder tid på att hantera manuella moment: påminnelser, uppföljningar, versionshantering och koordinering mellan roller. Det är tid som sällan skapar värde – och som istället riskerar att leda till misstag och förseningar.
Automatisering och AI går alltmer från att vara “nice to have” till ett tydligt konkurrensmedel. Organisationer som använder automation för att frigöra tid till analys, dialog och lärande kommer att ligga steget före. Genom att automatisera delar i kvalitetsarbetet och låta system ta hand om det repetitiva, kan människor lägga större fokus på förbättring och utveckling.
Gör så här:
- Automatisera påminnelser, flöden och revisionsintervall
Säkerställ att återkommande uppgifter som uppföljningar, granskningar och revisioner inte är beroende av individuella minneslappar eller kalendrar – utan sker automatiskt och i rätt tid. - Låt digitala flöden styra vem som gör vad
Genom att automatiskt tilldela uppgifter baserat på roll, ansvar eller händelse slipper ni manuell koordinering och minskar risken att ärenden faller mellan stolarna.
- Flytta fokus från administration till analys och förbättring
När systemet tar hand om det repetitiva frigörs tid till att förstå mönster, analysera orsaker och arbeta mer proaktivt med förbättringar.
3. Stärk spårbarheten inom kvalitet
Spårbarhet har länge varit en central del av kvalitets- och regelefterlevnadsarbete, men betydelsen fortsätter att öka. Många branscher möter nya och skärpta krav inom exempelvis ISO, HACCP, BRC, MDR, GMP och ESRS, vilket gör att organisationer behöver kunna visa hur beslut fattats, varför förändringar genomförts och vilka konsekvenser de fått – ofta med kort varsel.
Samtidigt går spårbarhet mer och mer från att vara en ren compliance-fråga till att bli en tydlig konkurrensfördel. Organisationer med god spårbarhet kan agera snabbare vid avvikelser, genomföra förändringar med större trygghet och bygga förtroende gentemot kunder, samarbetspartners och myndigheter. Kort sagt: spårbarhet är inte längre bara en säkerhetslina – utan ett affärsstöd.
Gör så här:
- Integrera all relevant information i ett sammanhang
Koppla samman dokument, processer, riskbedömningar, avvikelser och avtal så att ni alltid ser helheten – inte isolerade delar i olika system eller mappar.
- Logga förändringar och beslut
Säkerställ att det alltid går att följa vem som gjort vad, när och varför. Det är avgörande både för lärande, ansvarsfördelning och extern granskning.
- Tydliggör ansvar i hela kedjan
Spårbarhet slutar inte vid den egna organisationen. Se till att ansvar, krav och uppföljning även omfattar leverantörer och externa parter där det är relevant.
4. Gör förbättringsarbetet naturligt
Många organisationer är duktiga på att rapportera avvikelser, risker och förbättringsförslag. Utmaningen ligger ofta inte i att identifiera problem – utan i att följa upp och åtgärda dem. Förbättringsarbeten tenderar att fastna i otydliga prioriteringar, oklar ansvarsfördelning eller bristande återkoppling.
Framåt ser vi ett tydligt skifte: från fokus på rapportering, till fokus på genomförande och effekt. För att lyckas med det behöver kvalitets- och förbättringsarbetet bli en naturlig del av vardagen – inte ett sidospår eller ett projekt vid sidan av verksamheten. När förbättringsloopar sluts och lärande blir kontinuerligt, skapas verklig utveckling.
Gör så här:
- Skapa ett tydligt och visuellt ärendeflöde
När alla ser var ett ärende befinner sig, vem som äger nästa steg och vad som förväntas, ökar både momentum och ansvarstagandet.
- Prioritera utifrån effekt och risk
Genom att prioritera förbättringsförslag utifrån påverkan på kvalitet, säkerhet eller kundvärde säkerställer ni att rätt saker blir gjorda först.
- Säkerställ återkoppling och avslut
Ett förbättringsarbete som aldrig stängs riskerar att tappa förtroende. Se till att varje ärende får ett tydligt avslut och att lärdomar återförs till organisationen.
Från kvalitetskrav till kvalitetsfördel
Många organisationer står inför samma utmaning: kvalitetskraven ökar, verksamheten blir mer komplex och kraven på spårbarhet, effektivitet och ständig förbättring blir allt tydligare. Samtidigt räcker det inte längre att ha processer, dokument och rutiner på plats – de måste hänga ihop, följas upp och omsättas i praktisk handling.
De fyra områdena i artikeln pekar mot en gemensam slutsats: framgångsrikt kvalitetsarbete bygger på struktur, transparens och ett systematiskt arbetssätt som är en naturlig del av vardagen.
Så stödjer Centuri kvalitets- och förbättringsarbetet
Centuri är utvecklat för organisationer som vill gå från punktinsatser och silos till en sammanhållen kvalitets- och förbättringsledning som möter framtidens krav. Vår plattform knyter ihop processer, dokument, risker, avvikelser och förbättringsärenden i ett gemensamt digitalt stöd – anpassat efter varje verksamhets behov och regelverk.
Med Centuri får ni bland annat möjlighet att:
- skapa tydlig spårbarhet mellan krav, processer och utförande
- arbeta datadrivet med kvalitet och förbättringar
- automatisera flöden, påminnelser och ansvar
- säkerställa att förbättringsloopar sluts och leder till faktisk effekt
- bygga ett system som stödjer både compliance och verksamhetsutveckling.
Resultatet är ett kvalitetsarbete som inte bara klarar revisioner och krav – utan som aktivt bidrar till effektivitet, lärande och affärsnytta.
Vill ni veta mer om hur Centuri kan anpassas efter just er verksamhet och era kvalitetsutmaningar? Kontakta oss så hjälper vi er gärna vidare.
