Gör ni proaktiva riskkartläggningar i er verksamhet? Gör ni det för att certifieringarna ställer krav på att det ska göras? Varför man gör saker spelar roll och får konsekvenser. Det gäller även riskkartläggningar.
Jag jobbade under några år med en biltillverkare som ofta använde begreppet ”abgehakt” när de beskrev sin egen kultur. På svenska blir det ”avbockat”. Dvs man gjorde saker för att man skulle göra det enligt processen. Det gjorde att själva syftet till varför man gjorde saker glömdes bort. Själv fick jag uppleva det genom att man ringde mig innan mitt verkstadsbesök (helt enligt processen) för att kolla om jag hade några speciella önskemål om åtgärder. Tyvärr hade man då inte koll på att mitt bokade besök var ett återbesök eftersom man inte lyckats åtgärda felet på bilen förra gången. Det blev ett mindre bra samtal, både för den som ringde och för mig.
Å andra sidan har jag ju också haft förmånen att arbeta med företag med en tydlig förbättringskultur, där fokus hela tiden låg på att skapa en kundupplevelse i världsklass. Och om man då kommer tillbaka till det där med riskanalyser så finns det några lärdomar att dra:
1. Engagera medarbetarna i riskkartläggningen
Riskkartläggningen behöver involvera dem som arbetar i verksamheten. Då skapar ni ägarskap kring utmaningarna och en vilja att bidra till lösningar.
2. Uppmuntra till att härma andras riskarbete
Att vara kreativ och hitta alla risker är alltid en utmaning. Gör det enkelt att se vilka risker man har hittat i andra, liknande delar av verksamheten. Och att kopiera risken till din egen kartläggning. ”Steal with pride!”
3. Var transparent och visualisera riskerna
Alltför ofta göms riskkartläggningar undan i kalkylark som bara ett fåtal kommer åt. Se till att ni kan visualisera dem så att alla kan se dem. Och se helst till att det är enkelt att filtrera så att alla kan se dem utifrån sitt eget perspektiv.
4. Säkerställ enkla och tydliga processer för att förebygga risker
När alla kan se riskerna så kan de också bidra med förbättringsidéer. Se till att göra det enkelt att ge förslag. Och framför allt, se till att du har ett bra stöd för att genomföra och följa upp åtgärderna.
5. Arbeta systematiskt och förankrat i det faktiska utfallet
Det är i kundklagomålen och avvikelserna som sanningen om riskernas konsekvens och sannolikhet finns. Se till att riskkartläggningen inte blir en engångshändelse utan gör det enkelt att identifiera nya risker utifrån verkligheten och göra det arbetet till del av den dagliga verksamheten. Och se till att du justerar risktalen utifrån hur utfallet faktiskt ser ut.
Kontinuerlig förbättring kräver insikt, vilja, kunskap och uthållighet. Det är när medarbetarna ser utmaningarna, får vara med och påverka lösningarna och sedan se resultatet som engagemanget och därmed förbättringskulturen ökar. Och ja, det tar tid och kräver uthållighet. Men även det förenklas ju av att arbetet blir en del av vardagen och inte ytterligare någon lösryckt aktivitet.
Vill du ha ett bra systemstöd för att driva kontinuerlig förbättring?
Centuri är ett IT-stöd för ledningssystem framtaget för att främja kontinuerlig förbättring. Med Centuri gör du det enkelt att skapa informationsprocesser som främjar att rätt saker görs på rätt sätt.
Boka en demo så berättar vi mer om hur vi kan minska det onödiga arbetet i din verksamhet.
