Om du funderar på att utveckla en egen IT-lösning för ledningssystem eller informationshantering har du förmodligen redan gjort en del research kring standardlösningar. Troligtvis har du inte hittat något alternativ som uppfyller din verksamhets alla behov (eftersom du läser det här blogginlägget).
Fördelarna med en skräddarsydd lösning är många. Du och dina medarbetare behöver inte anpassa ert arbete efter hur systemet fungerar eftersom det är utformat efter hur ni jobbar och hur verksamheten fungerar. Dessutom kan du skapa en enhetlig IT-arkitektur där allt hänger ihop, du slipper sitta fast i andra aktörers ekosystem av tjänster eller bli beroende av dyra IT-konsulter för att hantera den regelbundna driften. Men det finns förstås vissa nackdelar med att bygga själv.
Att utveckla ett eget IT-stöd för ledningssystem är minst sagt en utmaning
Det är viktigt att du är medveten om att ett projekt i den här kalibern tar tid och kräver stora resurser. Ett IT-stöd för ledningssystem och informationshantering är krävande både att utveckla och underhålla – dessutom kommer det behöva vidareutvecklas.
I det här och ett kommande inlägg delar vi därför med oss av de viktigaste delarna som krävs för att landa ett professionellt IT-stöd som uppfyller baskraven för verksamhetsledning.
Psst. Om du vill dyka direkt ned i de systemfunktioner som krävs hittar du en checklista för hemmasnickare här:
OK, så. Innan du påbörjar ditt IT-projekt behöver du skapa en grundläggande förståelse för vad projektet ska uppnå och vad det kommer kräva av din organisation. Listan nedan är exempel på de viktigaste aktiviteterna i början av ditt projekt.
Börja med att få koll på de regulatoriska och verksamhetsmässiga kraven för projektet
- Säkerställ kompetenser och resurser för att bygga systemet
- Se till att du har koll på krav och regler
- Kartlägg din verksamhets arbetssätt och behov
- Säkerställ kompetenser och resurser för att underhålla systemet
- Sammanställ en kravspecifikation
- Räkna på kostnaden för projektet i sin helhet
Här är de viktigaste baskraven för IT-stöd till ledningssystem
Autenticitet
All information som skapas och skickas ska vara autentisk gällande vem som skapat den, vem som skickat den, vilken tidpunkt den skapats, ändrats eller skickats. Systemet ska hålla koll på detta och det får inte finnas något sätt att manipulera datan.
Tillförlitlighet
All information ska vara korrekt och uppdaterad. Det ställer krav på en effektiv livscykelhantering och att det inte finns olika versioner av information i cirkulation samtidigt. Versionshanteringen ska vara tydlig under framtagning och publicering. Regler och rutiner för giltighet, arkivering och liknande krav hjälper till.
Integritet
All information ska vara fullständig och inte ändrad av någon obehörig. Alla ändringar ska gå att spåra. Informationen får inte på något sätt riskera att hamna i fel händer. Samtidigt ska det gå snabbt och enkelt att förändra information för en användare utan stora utbildningsinsatser. Det kräver ett utbyggt rättighetssystem för olika informationstyper baserat på enhets- och/eller grupptillhörighet och vilken roll man har i organisationen. Det kräver också loggning av alla läsningar och ändringar av informationen.
Tänk också på att för vissa typer av verksamheter finns ännu striktare krav när det gäller elektronisk signering av ändringar och läsning av speciellt viktig information.
Användbarhet
All information ska vara enkel att nå, kunna kopplas till relevant verksamhet eller aktivitet och en användare ska förstå i vilket sammanhang vilken information är relevant, det kan till exempel lösas med metadata.
Ett effektivt ledningssystem måste alltid kunna presentera relevant information. Här handlar det alltså om att kunna prickskjuta data baserat på vem individen är som efterfrågar den, och vad som ska göras. Det här är betydligt mer avancerat är ett vanligt intranäts masskommunikation.
Informationen ska gå att hitta med enkel sökning och möjligheter ska ges att filtrera information, kopplingar till relaterad information, och att enkelt kunna avgöra vad som skiljer den befintliga informationen från tidigare versioner.
Eftersom olika människor tar till sig information på olika sätt så är det också viktigt att kunna visualisera information med exempelvis processkartor och traditionella mappstrukturer.
I del två tar vi upp förvaltning och vidareutveckling
Om du läst ända hit och vill veta mer om vad som krävs för att förvalta och vidareutveckla ett IT-stöd för ledningssystem och informationshantering tipsar vi om vår kommande artikel.
Om du vill grotta ned dig i vilka systemfunktioner de här kraven innebär kan du som sagt ladda ner vår checklista här. Den tar upp 66 punkter som beskriver den funktionalitet som krävs för att landa en lösning som uppfyller baskraven.
...och för dig som tycker det börjar låta övermäktigt
Att välja en konfigurerbar content services plattform är ett smart alternativ om du vill kunna utforma systemet efter din befintliga systemflora och verksamhet – samtidigt som du får fördelarna med en standardprodukt.
Centuri – En modern content services platform
Centuri är en modern content services plattform som du enkelt anpassar till din verksamhets informationsprocesser. Det kan vara att säkerställa att dokument granskas, godkänns och uppdateras på rätt sätt eller att se till att ni inte missar några omförhandlingar av viktiga avtal. Eller att hantera saker som reklamationer, tillbud, avvikelser, egenkontroller, attestflöden, kompetenser och behörigheter (...ja du börjar nog förstå) på ett smidigare sätt. Med Centuri ser du helt enkelt till att rätt och aktuell information når rätt person vid rätt tillfälle. Läs mer om platformen här
