För att er organisation ska kunna välja rätt systemleverantör krävs det att du gör ett grundligt förarbete genom att träffa flera olika leverantörer, ställa rätt frågor och även be att få kundreferenser. Innan du träffar systemleverantören är det viktigt att tänka igenom vilka frågor du ska ställa, och väl på plats är det bra att passa på att ställa viktiga följdfrågor som ger värdefulla svar om systemet. Du bör även be om en visning av systemet. Men om det är första gången du ser systemet är det inte alltid så lätt att veta vilka frågor man ska ställa. I del 4 av Beslutsfattarens guide ”Så väljer du rätt ledningssystem och rätt leverantör” har vi listat vilka delar av systemet du bör be om att få se och vilka frågor du ska ställa.
Vilka är bättre på att bedöma en systemleverantör än de befintliga kunderna?
Be leverantören om minst tre kunder som har varit kund olika länge. Referenserna ska helst likna er verksamhet vad gäller antal driftsplatser, landsetableringar och användarspråk (om det är relevant). Ofta sker intervjuerna med referenserna via telefon, men det bästa är att träffa dem. Dels kan de visa hur de arbetar i systemet och dels har du möjligheten att läsa mellan raderna och ställa följdfrågor.
Tips på frågor att ställa till leverantörens kunder
- Höll leverantören den ursprungliga tidsplanen?
- Har leverantörens supportfunktion hög tillgänglighet och löser de problem snabbt och effektivt?
- Administrerar/konfigurerar de systemet själva eller med hjälp av leverantörens tekniker?
- Har den utvecklingsplan som leverantören redovisade vid upphandlingstillfället efterlevts?
Att vara förberedd är A och O. Ju mer tid du kan lägga på förarbetet och desto fler kundreferenser du kan få, desto bättre kommer implementering av ert system bli, eftersom du kan få många bra tips från kunder som redan har gjort er resa. På så sätt kan man spara tid och i slutändan även pengar eftersom ni förhoppningsvis slipper göra de misstag kundreferenserna redan gjort.
För att få hela listan på vilka frågor du ska ställa till referenserna kan du ladda ner guiden ”Så väljer du rätt ledningssystem och rätt leverantör” helt gratis.
