Kvalitetsarbete i vården – så går ni från systemkaos till struktur

Som Account Executive med fokus på hälso- och sjukvårdssektorn möter Linus Brattlöf dagligen verksamheter över hela landet – från vårdcentraler och sjukhus till äldreomsorg, både privat och offentligt. Trots att dessa verksamheter skiljer sig åt i storlek, inriktning och organisatoriska förutsättningar är utmaningarna ofta förvånansvärt lika – likaså framgångsfaktorerna.

I den här intervjun delar Linus sina främsta insikter och tips när det gäller att få bättre struktur på såväl den dagliga driften som kvalitetsarbetet.  

Linus Brattlöf om vad som verkligen gör skillnad för vårdens kvalitetsarbete 

Hej Linus! Du träffar ju väldigt många olika organisationer inom hälso- och sjukvårdssektorn. Vilken utmaning är den vanligaste när det gäller det dagliga arbetet med kvalitet? 
– Det som nästan alltid blir tydligt direkt är fragmenteringen. Verksamheterna har ofta bra rutiner och mycket dokumentation – och framför allt ett stort engagemang för kvalitet och patientsäkerhet. Problemet är att informationen ligger utspridd på många olika ställen. Det gör att ingen riktigt har hela bilden, och personalen behöver lägga mycket tid på att leta efter information istället för att använda den.  

Vilka konsekvenser får det här? 
– Det här skapar frustration bland personalen och kostar både tid och resurser i en redan pressad kontext. Dessutom ökar risken för bristande patientsäkerhet och ojämlik vård när viktig information inte alltid når rätt person i rätt tid. Det blir också svårt för ledningen att arbeta konsekvent med kvalitet genom uppföljning och förbättring.  

Vilket steg brukar ge störst effekt för verksamheter som vill komma ifrån de här utmaningarna? 
– Det absolut största lyftet kommer när man skapar en konsekvent struktur – alltså när personalen vet var information finns och hur de ska göra. När dokument, rutiner och uppföljning ligger samlat och lättillgängligt, förändras hela arbetssättet. Då går man från brandkårsutryckningar till ett mer proaktivt och lärande kvalitetsarbete.  

Hur når man dit, rent praktiskt? 
– Det absolut första steget är att kartlägga vad som faktiskt finns – inte för att förändra det direkt, utan för att synliggöra det. Ofta finns mycket mer på plats än man tror när det gäller just processer, rutiner och dokumentation.  

Sedan handlar det om att samla grundläggande delar i ett gemensamt gränssnitt: dokument, avvikelser och risker. Målet är inte alltid att ersätta befintliga system, utan att skapa en samlad överblick. Att få en helhetsbild gör otroligt mycket – det minskar stress, höjer kvaliteten och underlättar vardagen inom vården enormt. 

Hur märks det när en verksamhet ”får ihop helheten”? 
– Det märks förvånansvärt snabbt. När man får dokument, processer och avvikelser i ett sammanhållet flöde händer något i organisationen. Vardagen blir lugnare, kvaliteten höjs och kulturen stärks. Personalen hittar information direkt, de rapporterar mer, och de gör det tidigare. Ledningen får bättre underlag och kan agera på fakta istället för magkänsla. Ett vanligt sätt jag brukar beskriva det på är att ”någon tänder lampan”. Allt blir enklare att se – och därmed enklare att följa upp och förbättra. 

Hur hjälper Centuri vårdverksamheter att gå från systemkaos till struktur? 
– På Centuri har vi lång erfarenhet av att jobba med både offentliga och privata vårdaktörer, vilket gett oss värdefulla insikter om utmaningarna, och framför allt lösningarna som verkligen fungerar. Utifrån detta har vi utvecklat en paketerad lösning som gör det enkelt för vård- och omsorgsverksamheter att snabbt etablera ett modernt, tydligt och hållbart kvalitetsledningssystem. Lösningen bygger på våra mest beprövade arbetssätt – omsatta i en färdig struktur som är lätt att anpassa efter varje verksamhets behov. 

I lösningen ingår färdiga flöden för dokumenthantering, avvikelse- och riskhantering samt rapporter som ger omedelbar överblick. Allt är samlat i en och samma plattform, där dessa flöden pratar med varandra. Avvikelser ger insikter till riskhantering, vilket i sin tur ger värdefulla insikter till nya rutiner och policys för ny dokumentation. Det blir ett helt kretslopp som stadigt bygger på ett ständigt pågående förbättringsarbete där kvalitet står i fokus.  

På Centuri vill vi göra mer än att leverera ett system – vi vill skapa verkliga förutsättningar för trygghet, lärande och kontinuerliga förbättringar i vården.

Linus fem tips för att skapa struktur och få kvalitetsarbetet att fungera i vardagen

1. Kartlägg ert nuläge 

Identifiera flaskhalsar och frustrationsmoment. Oavsett om det handlar om att systemen inte pratar med varandra eller att ni har för mycket manuell hantering är det första steget för att skapa förändring att faktiskt ringa in vad det är som skaver.

2. Gör det lätt att göra rätt

Ju färre moment och ju tydligare struktur, desto större följsamhet. När personalen snabbt hittar rätt dokument och enkelt kan rapportera avvikelser ökar både kvaliteten och arbetsglädjen.

3. Samla det viktigaste på ett ställe

Se till att dokumentation, rutiner, avvikelser och uppföljning finns i ett gemensamt gränssnitt. Det minskar stress, höjer regelefterlevnaden och ger ledningen en tydligare bild av verksamheten.

4. Våga standardisera mer än ni tror

Många verksamheter överskattar sina unika behov. Standardiserade flöden baserade på er specifika bransch och verksamhetstyp sparar tid, minskar fel och gör organisationen mindre personberoende. Man behöver inte återuppfinna hjulet.

5. Skapa en kultur där uppföljning är vardag – inte extrauppgift

Vill du se hur snabbt ni kan komma igång? 

Boka ett möte med Linus. Han visar gärna hur vår paketerade lösning kan ge er struktur, trygghet och tid till patienter och brukare redan från dag ett.