I många företag och organisationer har hemarbetet nu övergått i hybridarbete. Pandemin tvingade fram nya arbetssätt från en dag till en annan och verksamheternas digitaliseringsresa gick i en rasande takt. Men att gå från kontorsarbete, till hemarbete, till en mixad vardag, ställer stora krav både på människor och system.
Digitala verktyg som inte hänger ihop leder till informationsöar och sämre produktivitet
Många verksamheter sitter idag med en samling system och verktyg som vuxit oplanerat i samband med de förändrade arbetssätten. Äldre system (ofta tekniskt utdaterade) blandas med nyare och skapar en helhet som varken hänger ihop eller stödjer verksamhetens och medarbetarnas verkliga behov, syften och mål.
När system och verktyg inte hänger ihop uppstår problem med informationshanteringen. Oredan växer snabbt i verksamheten när informationen splittras och fragmenteras. Det leder till att medarbetarna måste ägna stor del av sin tid till onödigt arbete i form av att leta efter information och kontrollera att den är uppdaterad. Med andra ord – riskerna ökar och produktiviteten minskar.
Hybridarbete kräver att dina system och verktyg bildar ett effektivt ekosystem som stödjer ändamålen
Så hur gör man? Vi har tagit fram en checklista med saker du behöver hantera för att anpassa din IT-arkitektur för att fungera för hybridarbete.
Checklista: Så ser du till att dina IT-lösningar fungerar för hybridarbetet
1. Börja med att säkerställa att dina system och verktyg verkligen har de grundfunktioner som krävs för att medarbetarna ska kunna göra sitt jobb.
2. Kontrollera om regelverk eller lagar förändrats sedan du uppdaterade system och verktyg sist. Säkerställ att de klarar kontroll från exempelvis myndigheter eller certifieringsorgan.
3. Se över om verksamhetens interna krav, behov, syften eller mål har förändrats och se till att IT-arkitekturen stödjer ändamålen.
4. Fundera alltid igenom helheten innan du inför ett nytt system eller verktyg. Risken är att fel verktyg som inte passar in i ekosystemet gör arbetsvardagen mer krånglig för användarna.
5. Fråga medarbetarna om de känner att de har koll på och vet hur man använder system och verktyg. Att ha en plan för och att säkerställa att alla medarbetare har lärt sig hur man använder nya system och verktyg är en förutsättning.
6. Fråga medarbetarna om de upplever att system och verktyg stödjer dem i sitt jobb eller om det är svårt att jobba effektivt och vara produktiv med nuvarande IT-arkitektur. Se till att system och verktyg är användarvänliga och anpassade för arbetsuppgifterna.
7. Fråga medarbetarna om de upplever att det är enkelt att hitta, kvalitetssäkra och att dela information. Se till att din IT-arkitektur hänger samman och inte orsakar informationsöar.
8. Se till att verktyg och system går att använda där medarbetarna befinner sig och att det är enkelt och smidigt att växla mellan de olika arbetsplatserna.
Vi på Centuri brinner för att skapa ordning och reda i verksamheter och skapa möjligheter till utveckling. Oavsett om du redan vet vilken lösning du är ute efter eller om du vill ha rådgivning är du välkommen att kontakta oss här.
