Dokument som saknas. Ärenden utan tydligt ägarskap. Otydliga deadlines. Förfrågningar som missas. Manuella överlämningar. Förfallna avtal. Mejl som fastnar i utkorgen. Frågor som blir hängande i luften...
Listan på saker som slukar tid, sänker kvalitet och orsakar frustration på grund av en dåligt anpassad informationshantering kan göras lång. Genom att se till att förbättra IT-arkitekturen och skapa genomtänkta digitala flöden kan du se till att ni får ut mer av era arbetsdagar.
Test: Ta reda på om din IT-arkitektur är orsaken till oredan i verksamheten
Forma dina arbetsflöden efter verksamheten – inte tvärtom
Att skapa ordning och reda i sina processer och flöden för information är viktigt för alla typer av verksamheter. Det handlar naturligtvis om tid och pengar men även om säkerhet och kvalitet.
Felet många gör är att man försöker anpassa verksamhetens sysslor efter de system man sitter med, istället för att välja system och utforma IT-arkitekturen efter de uppgifter medarbetarna faktiskt har. En dåligt anpassad systemflora och en dåligt genomtänkt informationshantering går hand i hand och leder till en oreda som sprider sig hela vägen ut i det dagliga och det långsiktiga arbetet.
Visste du att i tjänstemän i genomsnitt lägger 30 procent av sin arbetstid enbart på att leta efter information. Det är tid som kunde lagts på mer värdeskapande aktiviteter!
Om dina medarbetare sitter med system som är dåligt anpassade till deras arbetsuppgifter (och ofta också dåligt integrerade med varandra) är risken överhängande att medarbetarna helt enkelt struntar i de befintliga systemen och tar den snabbaste vägen för att beta av sina att-göra-listor. Risken är lösningen är att hantera och lagra informationen i egna mailkorgar och på lokala hårddiskar, vilket i sin tur betyder – ännu mer informationskaos!
Tre vinster du kan få med bättre digitala arbetsflöden
- Tydliga roller och behörigheter kapar väntetider
Med tydligt definierade roller eller grupper knutna till all information blir ansvarsfördelningen inom organisationen tydligare. När alla vet vad deras uppgift är och i vilken turordning saker ska göras snabbar du upp flödet för informationen och ni får mer gjort. Dessutom kommer du ifrån problemet med uppgifter som enbart är knutna till en person och de risker som finns med det.
- Påminnelser och notifikationer gör att inget glöms bort
Genom att se till att all information har en tydlig livscykel och deadlines minskar risken för att något blir liggande för länge eller glöms bort. Med digitala arbetsflöden har du även fördelen med påminnelser och notifikationer. Med tydlighet kring leveranser och förväntningar minskar också dina medarbetares stressnivåer.
- Automatisering sparar tid och minskar risker
Genom att minska antalet manuella arbetsuppgifter kan du se till att dina medarbetare får mer tid att lägga på sitt egentliga arbete. Och färre manuella uppgifter minskar även risken för fel som kan uppstå på grund av den mänskliga faktorn. Med tydliga processflöden får dina medarbetare möjlighet att göra största möjliga nytta.
Börja med att kartlägga nuläget
Med genomtänkta digitala arbetsflöden, och en IT-arkitektur som stödjer dessa kan du alltså frigöra stora värden i verksamheten. Ett första steg till en bättre informationshantering är en inventering av nuläget. Om du vill få bättre koll på din dokumenthantering så kika på vår checklista för hur du sätter upp en dokumenthanteringsplan.
Ladda ner den här
...eller börja med att göra vårt test nedan och se om din IT-arkitektur hjälper eller stjälper din informationshantering.
