Det här är den tredje delen i en intervjuserie vi gjort med Lars Sörqvist – VD för Sandholm Associates AB, docent vid Kungliga Tekniska Högskolan och professor vid Shanghai University i Kina samt President elect för och styrelsemedlem inom IAQ – om ämnet kontinuerlig förbättring och vanliga utmaningar kopplade till det.
Guide: Det här behöver du fokusera på för att ditt förbättringsarbete ska bli lönsamt
I den här intervjun berättar Lars mer om kostnaden för bristande kvalitet och vikten av ett fungerande förbättringsarbete.
Hur upptäcker man kvalitetsbristkostnader?
– Det handlar om att först fokusera på att hitta bristerna, eller om man vänder på det – förbättringsmöjligheterna. Då måste vi titta åt olika håll. Först och främst måste vi titta utåt. Vi måste förstå vad som är viktigt för våra kunder och dem vi finns till för eftersom det ju är då vi kan avgöra om vi gör rätt saker. Kundens röst måste alltid vara närvarande i förbättringsarbetet. Vi måste jobba med kundundersökningar, mäta kundtillfredsställelse och på olika sätt få grepp om vad som är viktigt och hur vi kan möta kundens behov.
– Sen måste vi titta inåt, både på mjuka och hårda faktorer. Vi måste se över våra processer. I förbättringsverktygslådan finns ju en mängd olika verktyg för att analysera våra processer. Det kan vara allt från att göra värdeflödesanalyser till duglighetsstudier och riskanalyser för att förebygga sådant som kan bli fel. Och förstås rena kvalitetsbristkostnadsanalyser där man direkt kan flagga upp bristerna.
– De mjuka delarna handlar om medarbetardialogen. Alltså hur man kan få fram förbättringsmöjligheter och idéer, och hur medarbetarna ständigt kan bidra genom att utmana det arbete som utförs. Ibland krävs det att man arbetar för att få bort rädslan kopplat till fel och brister och istället faktiskt ser att det är möjligheter. Vi behöver dessutom tänka som ett lag. Tillsammans kan vi bättre utvecklas och lära.
– Precis som i idrotten är det så att varje liten grej, varje träningspass bidrar. Ju fler förbättringar vi kan göra, ju snabbare kommer resultatet. Såklart finns det alltid en ledtid och hur vi än gör så kommer investeringen före paybacken. Inom idrotten krävs många års träning för att kunna ta sig till OS, men alla enskilda träningspass räknas. Det handlar om att arbeta långsiktigt, vara envis och inte ge upp. Men det är alltid värt det.
– Jag brukar säga att: “man bygger förmågan att ständigt förbättra genom att ständigt förbättra”. Förbättringsarbete är inget man bara kan trycka in i en organisation. Det funkar inte att en konsult kommer in och fixar lite saker. Det behövs kunskap och utbildning. Kontinuerlig förbättring är något som måste sättas och hela tiden utvecklas i verksamheten. Det är helt enkelt ett sätt att leva – och att leda.
Kan man räkna på vad kvalitetsbristkostnader kostar?
– Vill man kunna sätta en peng på brister och problem bör man göra detta tillsammans med verksamhetens ekonomer. Genom kalkyler och bedömningar kan man sätta en prislapp på bristerna. Hur djupt man ska gå i sådant arbete bör man dock fundera på. Det viktigaste är ju att förbättra och uppnå resultat. Att mäta hur mycket pengar verksamheten tjänar och sparar genom förbättringsarbete kan dock vara mycket viktigt för att motivera insatser skapa övertygelse.
– För att förbättringsarbete ska fungera så krävs att man är beredd på att skjuta till resurser. Det är inte gratis att förbättra, det krävs en investering vilket är en utmaning. Det vi ser i organisationer som lyckas väl är att man sätter av stora resurser för att jobba med förbättringar. Det handlar om att man har förbättringsledare som jobbar heltid med de här frågorna samt att alla chefer är djupt engagerade och involverade. Det innebär tillräckligt med tid måste avsättas om framgång ska nås. Men ju mer man investerar i förbättringsarbete, desto mer tjänar man. En viktig drivkraft i förbättringsarbete är de resultat som uppnås och sporrar till än mer förbättring.
– I min egen doktorsavhandling som jag gjorde vid 90-talets början, jobbade jag mycket med ABB och Ericsson, Volvo, SSAB, SAS, Scania. Vi grävde djupt i verksamheterna och hittade miljard efter miljard, efter miljard. Trots stora belopp är det mycket som återstår då man gör sådana analyser eftersom det inte går att sätta en peng på allt. Vi vet exempelvis inte vad en missnöjd kund kostar fullt ut. Men det har gjorts studier där man hittat så mycket som 10, 20 och 30 % av en verksamhets totala omsättning.
– Den slutsats man med säkerhet kan dra är att det är extremt lönsamt med förbättringsarbete! Om man ser avkastningen på förbättringsinsatser så är den väldigt god. Sandholm Associates har gjort summeringar efter genomförda förbättringar i samband med tusentals projekt vi handlett hos våra kunder och har konstaterat att vi lugnt kan stå för att det åtminstone ger fem gånger insatsen. Då inkluderar vi även utbildningskostnader. Så man kan ju säga att få saker är så lönsamma som att jobba med förbättringar – när man gör det på rätt sätt.
Tycker du att det är en utmaning att få till det kontinuerliga förbättringsarbetet?
Besök Lars Sörqvists blogg om du vill veta mer om kvalitets- och förbättringsarbete.
