Att ha en strukturerad kompetenshantering är en viktig del av kvalitetsarbetet för de flesta verksamheter – särskilt för de regulatoriskt styrda. Vi har pratat med Christina Lundell, biträdande kvalitetschef på laboratoriemedicin och patologi på Unilabs för att höra hur de arbetar med sin kompetenshantering.
Kom i ordning med Centuri. Ladda ner produktbladet här!
Vilka krav på kompetenshantering ställs på er som ackrediterad laboratorieverksamhet?
Vi har tre olika standarder på laboratoriemedicin, patologi och radiologi som vi jobbar utifrån. Dessutom behöver vi förhålla oss till socialstyrelsens föreskrift och råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Praktiskt betyder det att vår personal ska ha behörigheter som styrker att de har kompetens att utföra sina arbetsuppgifter. Behörigheterna ska uppdateras regelbundet och sedan arkiveras i upp till femton år efter att en person avslutat sin anställning.
Hur tänker ni kring kompetenshantering och kvalitetsarbete?
Kompetens är ju en viktig del av vår kvalitetsbevakning. Vi har ledningssystem, dokumenthantering och kompetenshantering samlat på ett och samma ställe vilket ger en rad fördelar för oss på Unilabs. Att hantera kompetenser strukturerat i IT-stödet för ledningssystemet säkerställer inte bara att behörigheterna är uppdaterade, det styrker också kvaliteten på kompetenserna.
När man vet att alla instruktioner och rutiner är uppdaterade och man får kvittens på att en medarbetare läst dem kan man som ansvarig känna sig trygg när behörigheten förlängs.
Eftersom vi samlar allt på samma ställe gör vi det också enklare för våra medarbetare att alltid använda vårt IT-stöd när de letar efter information. Det ökar förstås kvaliteten i vårt arbete och minskar riskerna. Och för de ansvariga blir det enklare att få överblick och kontroll på behörigheterna.
Vad är skillnaden på att ha kompetenshanteringen integrerad i ledningssystemet jämfört med separerat?
Att hålla behörigheter uppdaterade är det största problemet kopplat till kompetenshantering i vår bransch. Innan vi integrerade vår kompetenshantering i IT-stödet för ledningssystemet låg ansvaret att uppdatera sina behörigheter på medarbetarna själva. Problemet var då att det inte alltid gjordes i tid, vilket ledde till onödiga interna och externa avvikelser.
Skillnaden är ju också överblicken och arkiveringen. Tidigare hade vi digitala behörighetsbevis som behövdes skrivas ut och signeras, och sedan satte vi in dem i en pärm och arkiverade dem. Det gjorde det svårt att få överblick över vilka kompetenser våra olika medarbetare hade, att veta när de skulle uppdateras och att spåra dem bakåt.
Nu har vi automatiserat vissa arbetsuppgifter – som påminnelser om att förnya en behörighet till exempel och vi har kopplat behörigheter till rätt styrdokument och rutiner. Det minskar risken för avvikelser på grund av den mänskliga faktorn. Och man slipper samla personalakter i arkiv i flera år när behörigheterna finns lagrade i databasen.
Vad är det viktigaste med en optimerad kompetenshantering i relation till kvalitetsarbetet för er?
Att säkerställa kompetens och behörigheter är ju ett föreskriftskrav för oss. Det handlar om säkerhet. Utan kontroll över behörigheterna skulle risken finnas att obehörig personal skulle genomföra saker arbetsuppgifter de inte får, vilket skulle kunna leda till allvarliga konsekvenser.
