Vår omvärld snurrar allt snabbare och i takt med det ökar den globala konkurrensen. För att hålla sig i framkant krävs ett kontinuerligt förbättringsarbete som säkrar kvalitet och gör det möjligt att snabbt anpassa sig efter rådande situation. Att kunna anpassa sina produkter och sin produktion på ett effektivt sätt kommer att vara avgörande för att ens kunna behålla sin position på marknaden. För att lyckas med det behöver verksamheter ta vara på massproduktionens fördelar (som kostnad och kvalitet) samtidigt och samtidigt fokusera på kundanpassning.
Guide: Det här behöver du fokusera på för att ditt förbättringsarbete ska bli lönsamt
Att optimera sin verksamhet för att passa en föränderlig marknad handlar mindre om att skapa långsiktiga strategier – och mer om att få till det operativa arbetet. Att få till systematiken gällande de vanligaste utmaningarna är a och o för att lyckas.
Det brister i den proaktiva riskkartläggningen av operativt arbete
I många verksamheter finns stora brister i det proaktiva riskarbetet. Det handlar inte om för lite kunskap om problemet – de flesta av oss förstår att ju tidigare vi upptäcker ett problem, desto mindre kostar det att åtgärda. Det handlar i stället om kulturen (att man inte fått till en kvalitetskultur) eller problem med strukturen (att man inte har anpassade verktyg och processer).
Genom att få till den proaktiva riskkartläggningen kan verksamheter ofta spara mycket – färre missnöjda kunder ger mindre kostnader i såväl pengar som i bristande trovärdighet.
Den systematiska bristdokumentationen fungerar inte av det operativa arbetet
I många verksamheter löser man problem utan att de dokumenteras. Fel som anses vara för små och lätt fixade känns onödiga att dokumentera. Men även om det upplevs mer tidseffektivt i stunden att bara lösa problemet här och nu riskerar man att missa ett eventuellt större underliggande problem – och man missar också möjligheten att dela med sig av sin upptäckt vilket kan inspirera kollegor eller andra avdelningar till att hitta liknande problem och eliminera dem.
Hur snabbt man åtgärdar brister har också betydelse. Tiden det tar från att något händer, upptäcks och åtgärdas påverkar resultatet enormt. Det här visar vikten av att göra det enkelt och snabbt att rapportera brister. Lika viktigt är att det faktiskt händer något med de problem eller förbättringsåtgärder medarbetarna rapporterar. Om förbättringsförslag eller risker fastnar i en mejlkorg någonstans och inget händer kommer medarbetarna sluta rapportera brister.
Kulturella utmaningar är ofta att medarbetarna upplever att det ses som något negativt att ifrågasätta saker, det leder till att brister inte ens kommer upp till ytan. I andra fall ligger så stort fokus på att man ska göra saker på rätt sätt att man tappar bort frågan om man faktiskt gör rätt saker för dem som verksamheten finns till för – man tappar alltså kundfokuset.
Det saknas överblick över kundsynpunkter
Även om man lyckas förebygga brister tack vare en proaktiv riskhantering och har fått till en organisation som aktivt arbetar med kvalitetsutveckling, så kommer det att uppstå brister som inte fångas upp i befintliga flöden. Det kan vara kundsynpunkter och recensioner, eller konkreta reklamationer till exempel. För att snabbt kunna agera på de brister eller förändringar som ändå dyker är samlade data och förmågan att kunna göra vettiga kategoriseringar och grundorsaksanalyser oerhört viktigt.
I verkligheten hanteras ofta de här signalerna i en mängd olika system, med olika kategoriseringsmöjligheter och olika frågeställningar. Ofta sitter man med statistiska analyser i kalkylark och försöker förstå vad alla de här signalerna egentligen betyder. Det är ett långsamt, ofullständigt och svårt arbetssätt som inte ger förutsättningar att skapa förståelse för grundorsakerna.
Det är därför viktigt att ha en liknande kategorisering och frågestruktur oavsett vilken typ av input det handlar om. Man behöver snabbt få indikationer kring trendande eller återkommande fel, och man behöver förstå vad de bakomliggande grundorsakerna till problemen är.
Det finns ingen uppföljning av förbättringar
Lyckas man förstå problemen och dess grundorsaker så kvarstår arbetet med att göra något åt problemen också. I många verksamheter finns en bristande koppling mellan problem och åtgärder. Även om agila arbetssätt får alltmer fotfäste så utgår ofta planeringen av aktiviteter och åtgärder från en traditionell affärsplaneringsprocess snarare än från en kontinuerlig och verksamhetsnära analys. Det som krävs är i stället att man vet vad som behöver åtgärdas utifrån ett kvalitets- och effektivitetsperspektiv.
Det saknas också ofta tydliga processer för hur man genomför åtgärder. För att uppföljningen ska fungera krävs en grundlig analys av grundorsaker och kostnader förknippade med problemet. Man behöver veta vilken effekt åtgärden förväntas ha. Och det krävs tydlighet i roller och ansvar samt start- och slutdatum för att insatsen ska bli genomförd.
En tredje anledning till bristande uppföljning är även den kulturell. I många verksamheter är fokuset på att “göra saker” så stark att man inte man helt enkelt inte har ork och tålamod att analysera vare sig grundproblem eller verkan av aktiviteter. Det leder till en kultur där det viktigaste helt enkelt är “att man gör saker”.
Här summerar vi med fem tips hur man kan förbättra det operativa arbetet
- Proaktiv riskkartläggning: Identifiera och åtgärda problem tidigt för att minska kostnader och öka kundnöjdheten.
- Systematisk bristdokumentation: Dokumentera alla problem, stora som små, för att upptäcka underliggande orsaker och dela lärdomar.
- Kundsynpunkter: Samla och analysera kundfeedback för att snabbt agera på brister och förbättringsmöjligheter.
- Uppföljning av förbättringar: Koppla problem till konkreta åtgärder och följ upp resultatet noggrant.
- Kvalitetskultur: Skapa en kultur där medarbetare uppmuntras att rapportera och åtgärda brister.
Boka en demo så berättar vi om hur Centuri kan stötta dig i det operativa arbetet.
