Arbetar man med människors liv och hälsa får ingenting gå fel. För att upprätthålla patientsäkerheten kräver Socialstyrelsen att varje vårdgivare har ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete som ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet, SOSFS 2011:9.
Ett dokumenthanteringssystem gör kvalitetsarbetet betydligt säkrare och effektivare. Dessutom får man en lösning som skapar ordning och reda från start, både vad gäller patientinformation och styrande information som till exempel medicinska- och omvårdnadsdokument. Med en tydlig struktur och full spårbarhet säkerställs en säker hantering av instruktioner, rutiner, riktlinjer och policys. I förlängningen leder det dels till ökad patientsäkerhet, men också till en effektivare verksamhet.
Socialstyrelsens villkor
Med SOSFS 2011:9 säkerställer Socialstyrelsen att varje verksamhet använder ett ledningssystem för att systematiskt och fortlöpande säkra och utveckla kvaliteten i patientsäkerhetsarbetet. Reglerna föreskriver inte bara att verksamheten ska planeras, ledas och kontrolleras med ledningssystemet, utan också följas upp, utvärderas och förbättras. Att visa hur uppgifterna är fördelade är ytterligare ett krav. Ett välstrukturerat och användarvänligt dokumenthanteringssystem underlättar avsevärt kvalitetsarbetet för hela organisationen.
Ladda ner Socialstyrelsens dokument ”SOFS 2011:19 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete”.
Godkänt av SVEDAC och ISO
De mest etablerade leverantörerna av dokumenthanteringssystem erbjuder dessutom beprövade informationsstrukturer med färdiga dokumentmallar för exempelvis vårdgivare. En del av dem har utvecklats och förfinats under flera år och har godkänts av standardiseringsorgan som SVEDAC och ISO. Arbetet kan komma igång snabbt och systemet kan enkelt anpassas för den egna verksamheten. Läs mer om Centuri dokumenthantering.
Mer tid till produktivt arbete
Många i vården uppfattar att administrativt arbete tar för mycket tid. Ett problem som bidrar till detta är så kallade ”informations-silos”. När informationsstrukturen inte är tydlig eller tillräckligt kontrollerad börjar snart medarbetarna att skapa egna mappar och fylla dem med dokument. Då uppstår en informell informationsstruktur där dokumenten blir svåra att hitta. I ett bra dokumenthanteringssystem elimineras den risken. Medarbetarna behöver bara tänka på vad de söker, aldrig var informationen finns lagrad.
Kontroll och informationsöverblick för ledningen
Ett integrerat dokumenthanteringssystem är även till stor nytta för ledningen. I en tydlig dokumentstruktur ges den kontroll och överblick som behövs. Detta tack vare tydliga rapporter om bland annat vilka dokument som finns samt vilka som är och inte är lästa. För ledningen är det till god hjälp i styrningen av verksamheten.
Mer tid till vård och aktiv företagsledning
Att effektiv dokumenthantering gör stor nytta i alla typer av företag visar en stor undersökning* gjord av analysföretaget IDC. Den visade att medarbetarna ägnade 36% av sin tid till administration istället för sitt egentliga arbete. 46% av de i beslutande ställning uppgav att bristen på informationsöverblick försvårade möjligheterna att göra välgrundade prognoser och budgetar. Undersökningen visade också på att effektiv dokumenthantering avsevärt bidrar till högre vinst och lägre kostnader.
Vill ledningen höja patientsäkerheten och samtidigt skapa en effektivare verksamhet kan det vara värt att titta närmare på införandet av ett dokumenthanteringssystem. I guiden ”Så får du ledningen med ombord” finns mer om fördelarna ur ett ledningsperspektiv. Där finns också mer om IDC:s stora undersökning.
*Undersökningen genomfördes 2014 av analysföretaget IDC på uppdrag av Adobe. Sammanlagt intervjuades 1 500 linje- och IT-chefer i USA, Storbritannien, Frankrike, Tyskland, Australien och Japan.
