Referens - Boule

Från manuella processer till full överblick

Boule Diagnostics AB utvecklar, tillverkar och säljer hematologisystem, Pernilla och Sofia arbetar på QA-avdelningen och är huvudansvariga för plattformen Centuri. Här berättar de hur Boule effektiviserade sin avvikelsehantering.

Genom att bygga ett anpassat ärendeflöde i Centuri fick Boule en smidigare och mer spårbar avvikelsehantering. Idag sparar de tid, har bättre kontroll över åtgärder och kan snabbt sammanställa statistik med bara ett par klick.

Utmaningar – Behov av bättre överblick och effektivare hantering

- Vi behövde en bättre överblick på våra avvikelser och de åtgärder som genomförs för att stänga dem. Då användes en blankett som uppdaterades, granskades och godkändes i olika omgångar vilket upplevdes som omständigt och ineffektivt och det var tidskrävande att sammanställa statistik varje månad, berättar Pernilla och Sofia.

Lösning – Ett anpassat ärendeflöde i Centuri

- För att förbättra vårt arbetssätt började vi med att i detalj gå igenom de krav som finns i lagar och standarder för våra medicintekniska produkter. Vi ritade upp ett arbetsflöde, inklusive nödvändiga kontrollsteg, och började sedan bygga det som ett ärendeflöde i Centuri.

Utmaningar i implementeringen

- Det var lärorikt och utmanande och vi fick sätta oss in i detalj i funktionalitet i Centuri som vi tidigare inte var så bekanta med. Bland annat hade vi råkat göra så att två personer kunde skriva samtidigt och att ändringar riskerade skrivas över eller inte sparas, vilket är oförenligt med kraven på spårbarhet. Vi fick bygga om och lägga till fler tester för att visa att flödet fungerade som det skulle.

Resultat – Effektivare avvikelsehantering och bättre rapportering

Den slutgiltiga testplanen för avvikelseflödet täckte det behov som identifierat, och tog hänsyn till systemkrav och tidigare riskanalys för Centuri. Innehållet var uppdelat på 3 olika scenarion innehållande över 60 test case och utfördes av personer med 4 olika roller och behörigheter.

- När alla tester var godkända började vi titta på hur rapporten skulle utformas för att vara enkel och informativ för användaren. Vi konstaterade snart att komplexiteten gjorde att pivottabeller blev svårt och ett makro var bättre, men det fungerade då inte med Centuri. Centuri utvecklade då en lösning åt oss som vi utvärderade och implementerade genom en ”hotfix”. 

Här kan du läsa mer om Boule.