Trots de senaste årens insatser för digitalisering och effektivisering inom vårdsektorn står många organisationer inom inför en paradox: man arbetar hårt med rutiner, checklistor och uppföljningar – ändå upplevs arbetet som tungt, spretigt och svårt att överblicka. De olika systemen pratar inte med varandra, rapporteringen känns krånglig, och varje ny regel eller tillsynsrapport lägger ännu ett lager på en redan komplex och ofta stressfull vardag.
Digitalisering i vården ska inte skapa mer stress – den ska skapa trygghet, struktur och lärande. I den här artikeln utforskar vi de vanligaste utmaningarna som vårdsektorn står inför när det gäller digitalisering, vad som ligger till grund för dem och vilka möjligheter som finns för att överkomma dem.
Digitalisering inom vården handlar om att använda digital teknik för att göra vården mer tillgänglig, effektiv och patientcentrerad. Det innefattar exempelvis digitala vårdmöten, chattfunktioner, egenmonitorering och smartare informationsflöden som bidrar till att utveckla en mer så kallad digifysisk vård, där digitala och fysiska insatser kompletterar varandra och skapar större flexibilitet för både patienter och personal.
Men lika viktig är den digitalisering som handlar om att effektivisera och säkra det administrativa arbetet som möjliggör trygg och högkvalitativ vård, och som innefattar exempelvis att:
Även om utvecklingen går snabbt finns fortfarande betydande hinder. Många vårdverksamheter arbetar med äldre it-system som inte kommunicerar med varandra, och bristen på gemensamma standarder gör informationsdelning svår mellan regioner, kommuner och privata aktörer. Dessutom ställer digitaliseringen ökade krav på säkerhet, integritet och utbildning för att personal ska kunna använda nya arbetssätt på ett tryggt och effektivt sätt. I våra samtal med verksamhetschefer och kvalitetsansvariga återkommer samma utmaningar gång på gång:
Inom vårdsektorn hanteras stora mängder kritisk information: allt från lokala instruktioner och medicinska riktlinjer till avvikelser, egenkontroller, riskbedömningar och förbättringsarbeten. Men i många verksamheter ligger detta utspritt i separata system – ibland kombinerat med pärmar, intranät, mejltrådar eller medarbetares personliga mappar.
Denna fragmentering gör det svårt att få en gemensam och enhetlig styrning av verksamheten, och det är inte ovanligt att olika enheter inom samma organisation arbetar på helt olika sätt. När dokument och avvikelser är åtskilda blir det dessutom svårt att se samband mellan händelser, identifiera riskmönster eller följa upp förändringar på ett systematiskt sätt.
Det splittrade landskapet leder i praktiken till dubbelarbete, bristande kvalitetssäkring och ökad risk för att viktig information faller mellan stolarna.
Nya riktlinjer, ändrade rutiner, uppdaterade behandlingsrekommendationer och tydliggörande av ansvar måste nå rätt personer i rätt tid – något som ibland är en utmaning. I många organisationer är verkligheten att dokument sparas i olika filstrukturer, äldre versioner finns kvar i cirkulation, och medarbetare är osäkra på vad som egentligen är gällande. Detta kan skapa frustration, tidsförluster och i värsta fall felaktiga beslut.
I stressiga vårdmiljöer blir detta särskilt påtagligt: personal som snabbt behöver hitta en rutin kan behöva navigera mellan flera system eller fråga kollegor, vilket skapar ett beroende av muntlig kunskapsöverföring. Det minskar stabiliteten i verksamheten och riskerar att leda till ojämlik vård beroende på vilken information olika medarbetare råkar ha tillgång till.
Många centrala rutiner i vården bygger fortfarande på erfarenhetsbaserad kunskap som lever via personer snarare än genom systematiska processer. Det innebär att viktiga arbetsmoment, bedömningar och ”så här gör vi här”-kunskap riskerar att försvinna vid frånvaro, sjukdom eller personalomsättning.
Det är heller inte alltid tydligt vem som ansvarar för att uppdatera dokument, genomföra riskbedömningar eller följa upp avvikelser. Oklara roller skapar flaskhalsar och ineffektivitet – och kan leda till att kritiska uppgifter lämnas ogjorda. Det här skapar sårbarhet och gör det svårt att bygga långsiktig, strukturerad kvalitet.
Även om vårdverksamheter är skyldiga att rapportera, utreda och åtgärda avvikelser är underrapportering ett utbrett problem. Det kan bero på många faktorer, där tidsbrist och högt tempo i kombination med att rapportering upplevs som komplicerad eller tidskrävande är vanliga orsaker.
Konsekvensen blir att viktiga risker inte fångas upp och att organisationen inte lär av sina misstag. Istället hanteras problem informellt eller inte alls, vilket försämrar både arbetsmiljö och patientsäkerhet. Underrapporteringen gör dessutom att underlaget för ledningens beslut blir bristfälligt, och att mönster som skulle kunna ge tidiga signaler om brister eller risker inte upptäcks i tid.
Vårdorganisationer arbetar med många parallella kvalitetsprocesser såsom avvikelser, riskanalyser, egenkontroller, medicinska indikatorer och mycket mer. Men när dessa hanteras i olika system, Excelfiler eller lokala lösningar blir det svårt att samla allt till en överblick som leder till systematiska förbättringar. I praktiken innebär detta att ledare saknar tydliga svar på frågor som:
Utan en sammanhållen bild blir det också svårt att prioritera rätt – man riskerar att lägga tid på enstaka incidenter istället för att hantera de områden där riskerna faktiskt är störst. Uppföljning blir reaktiv snarare än proaktiv, och verksamheten går miste om möjligheten att arbeta långsiktigt med kontinuerliga förbättringar.
När vi sammanfattar dessa vanliga utmaningar i vården blir det tydligt att problemet sällan är brist på system, processer eller rutiner, utan brist på överblick. Information ligger utspridd, systemen hänger inte ihop och uppföljningen sker i olika format – vilket gör det svårt att dra nytta av allt det värdefulla arbete som redan görs.
Vägen framåt handlar därför inte om fler system, utan om att skapa struktur, samordning och överblick i de som redan finns. När dokumentation, rutiner, avvikelser och uppföljning samlas på ett ställe skapas den helhetsbild som krävs för trygghet, lärande och proaktiva förbättringar.
Digitalisering i vården behöver inte vara ett extra lager av komplexitet – rätt utformad frigör den tid, höjer kvaliteten och gör vården mer kvalitativ. De organisationer som verkligen lyckas gör följande tre saker:
Vill du veta hur Centuri kan hjälpa din organisation att gå från digital stress till struktur? Vi har lång erfarenhet av att hjälpa organisationer inom hälso- och sjukvårdssektorn, och erbjuder skräddarsydda lösningar inom dokumenthantering, kvalitet och regelefterlevnad. 📩 Kontakta oss idag för ett förutsättningslöst möte.